Implantação de software

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A implantação de um software de gestão, é uma missão desafiadora. Neste post não quero entrar em muitos detalhes técnicos, mas apenas lembrar alguns desafios que surgem.

São quatro os fatores fundamentais ao implantar um software: tempo, recursos materiais e humanos e necessidade de mudanças nos processos internos.

A pergunta é: Como implantar um software de maneira rápida e eficaz? Lembrando é claro, quanto mais rápido se implantar o software, mais rápido a empresa começará a gozar dos benefícios trazido por ele, principalmente o tempo que era gasto com tarefas que agora estão automatizadas.

Dependendo do tamanho do negócio é muito importante contratar até mesmo uma consultoria e investir em torno de 30% dos recursos em treinamento, sem falar que existem inúmeros livros a respeito do assunto. Em suma implantar um software não é o mesmo que instalar um joguinho de corrida no computador :-).

Na nossa ajuda, no tópico sobre implantação, colocamos uma comparação com a construção civil:

“Ao se construir uma casa, deve se ter o cuidado de planejar toda a construção, garantindo assim o término da obra com o resultado esperado inicialmente. Para que isso aconteça, há de se planejar e acompanhar toda a obra, pois caso contrário, a obra poderá não terminar, poderá haver desvios ou desperdícios de recursos humanos e financeiro, atraso no término da obra. Assim acontece na implantação de um sistema, deve haver planejamento, cronograma e pessoas responsáveis pelo gerenciamento da implantação. O acompanhamento também se torna indispensável, pois irá garantir o cumprimento total do cronograma de implantação”.

Sete pontos práticos a se observar na implantação de software de gestão:

1 – Para que uma implantação tenha pleno sucesso, recomenda-se seguir alguns passos:

2 – O envolvimento total, irrestrito e a participação da alta gerência da empresa, nas decisões.

3 – Pessoas responsáveis que participem da implantação, que tenham poder de decisão, saibam liderar, trabalhar em equipe com muita paciência e que conheça profundamente ou que tenha uma visão geral da empresa.

4 – Gerenciamento de mudanças ao longo do processo da implantação do sistema, isso envolve inclusive pessoas que irão temer as mudanças por vários motivos: receio de não poder acompanhá-las, “perder” o emprego e achar que o jeito certo de fazer as coisas, é da forma atual.

5 – Trabalhar paralelamente ou seja a empresa não para enquanto se implanta um sistema. Lembrando que não se implanta um sistema, fechando a empresa em um fim de semana ou um feriado prolongado.

6 – Treinamento inicial abrangendo toda a empresa ou no mínimo uma pessoa de cada departamento.

7 – Pessoas que possam se dedicar em tempo integral ou meio período na implantação do sistema, sem interrupções de telefonemas, atendimento a clientes e realizações de outras tarefas.

Poderíamos ir muito além, mas vamos ficar por aqui.

Abraços a todos e dúvidas sobre a implantação fale conosco.

Nilson

Nilson Silva
CEO & Founder
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5 comentários
  • Anônimo
    29/05/2008 às 17:24
    Responder

    Raquel,

    Implantação de software é algo simples, mas em empresas com muitos departamentos, tem que se definir regras bem claras.

    Nilson

    No nosso software fazemos assim:

    Iniciando a implantação:

    Na implantação do sistema os cadastros deverão ser o mais completo possível. Exemplo: cadastrar proprietário faltando telefone, como entrar em contato com ele futuramente para locar um imóvel ou sem o honorário de administração que será usado na tela de locar imóvel?

    É importante dizer que o trabalho inicial é paralelo com o dia-dia da empresa, por exemplo: ao começar o cadastro de imóveis deverá ao mesmo tempo cadastrar os imóveis existentes como os que estão entrando atualmente, para não ter um cadastro desatualizado no final dos cadastros, isso vale para todo o sistema.

    Recomenda-se seguir alguns passos na implantação do sistema. Lembramos que, a empresa é que definirá, o que é mais urgente locação ou venda, não existindo assim uma ordem de implantação padrão, cada caso é um caso. Abaixo a nossa recomendação:

    Implantando o módulo de locação

    Cadastrar indicador, captador e corretor (menu “Cadastro -> Corretor”).

    Cadastrar todos os proprietários (menu “Cadastro -> Proprietário”).

    Cadastrar Subtipo de Imóvel (menu “Cadastro -> Parâmetros -> Subtipo de Imóvel”).

    Cadastrar todos os imóveis (menu “Cadastro -> Imóvel”).

    Cadastrar índices de reajustes, conforme a necessidade dos contratos (menu “Cadastro -> Parâmetros -> Índices de Reajustes”).

    Cadastrar todos os inquilinos (menu “Cadastro -> Inquilino & Comprador”).

    Cadastrar todos os fiadores (menu “Cadastro -> Fiador & Avalista”).

    Cadastrar todos os contratos de locação (menu “Administração -> Locação -> Locar Imóvel”).

    Gerenciamento dos contratos de locação: se necessário fazer lançamentos complementares de IPTU, Taxa de Lixo, Condomínio, Outras Despesas e etc., reajustes e conferir o valor total dos alugueis (menu “Administração -> Locação -> Contratos de Locação”).

    Emitir boleto bancário ou recibo (menu “Relatório -> Administração -> Boletos Bancários ou Recibos”).

    Cadastrar uma conta corrente e implantar o saldo atual (menu “Financeiro -> Contas Correntes”). Antes verifique se a moeda cadastrada no menu “Cadastro -> Parâmetros -> Moeda” está correta e se os bancos cadastrados no menu “Cadastro -> Parâmetros -> Bancos” atendem a conta que será cadastrada.

    Não se preocupar a princípio com o fluxo de caixa e com o saldo de conta corrente.

    Ir dando baixa no sistema a medida que os inquilinos pagarem os aluguéis (menu “Financeiro -> Contas a Receber -> Lançamentos”).

    Emitir repasse para o proprietário (menu “Relatório -> Administração -> Demonstrativo de Repasse”).

    Fazer a devida baixa do repasse para o proprietário (menu “Financeiro -> Contas a Pagar -> Lançamentos”).

    Fazer lançamentos no contas a pagar e receber das despesas / receitas da empresa (menu “Financeiro -> Contas a Pagar -> Lançamentos” e menu “Financeiro -> Contas a Receber -> Lançamentos”). Será necessário ir cadastrando estes fornecedores / clientes no cadastro Outros (menu “Cadastro -> Outros”). Antes verifique se o departamento (cadastrado no menu “Cadastro -> Parâmetros -> Departamentos”), plano de contas (cadastrado no menu “Cadastro -> Parâmetros -> Plano de Contas”), formas de parcelamento (cadastrado no menu “Cadastro -> Parâmetros -> Formas de Parcelamento”), atendem os lançamentos.

    Fazer um lançamento para acerto do saldo em contas correntes, negativo ou positivo, conforme o caso (menu “Financeiro -> Contas Correntes” e botão “Lançamentos”).

    Verificar se no contas a pagar e receber existem lançamentos em aberto que estão pagos ou improcedentes (menu “Financeiro -> Contas a Pagar -> Lançamentos em Aberto” e menu “Financeiro -> Contas a Receber -> Lançamentos em Aberto”).

    Gerar Fluxo de Caixa Realizado e a Realizar (menu “Financeiro -> Fluxo de Caixa).

    Cadastrar contratos de locação, cartas gerenciais e testá-los (menu “Cadastro -> Contrato”).

    Cadastrar no pré-cadastro os clientes, interessados em alugar ou comprar, um imóvel que a empresa não possuía ou que ela possuía mas o cliente não demonstrou interesse, para cruzamento de perfil, com o cadastro de imóvel (menu “Cadastro -> Pré-Cadastro”).

    Começar a fazer a reserva de imóvel antes de vender. Somente para os casos, em que o cliente, se comprometer com a locação (menu “Administração -> Reserva de Imóvel).

    Revisar toda implantação e fazer os ajustes necessários.

  • Raquel Lamas
    29/05/2008 às 16:48
    Responder

    Olá Nilson,

    Implantação dentro de uma empresa é sempre muito complicado, principalmente quando é vendido algum tipo de serviço de implantação para o cliente.
    Com seu grande conhecimento nessa área, você conhece alguma metodologia que descreve os passos para se realizar uma implantação? Visando saber o passo a passo para descrever no cronograma?

    Obrigada desde já!

    Abraços,
    Raquel Lamas

  • Secretária
    01/04/2008 às 10:47
    Responder

    Gostariamos, de solicitar uma verssão que caiba voltar em um lançamento, sem colocar um histórico exato, onde se gerasse um codigo, pois temos muita dificuldade nesse ponto é como se não pudessemos errar , isso não existe.

  • 05/04/2007 às 08:51
    Responder

    Lorenzo,

    Essa sua idéia de mudar as mesas é muito boa, porque não? Se não há custo ou o custo é
    mínimo é muito bom, pois trará a imobiliária um novo ambiente, apesar de ser o mesmo ;-).

    Outra coisa legal é o fato de as mudanças vir de uma vez só, neste caso junto com o imobzi v2 (ficamos feliz por esta parte :-)), marca uma nova fase na empresa.

    Dica: Antes de mudar tudo comunique aos corretores.

    Abraços.

    Nilson

  • 31/03/2007 às 00:28
    Responder

    Prezado Nilson,

    Parabéns pela matéria.
    Estou com uma dúvida sobre a implementação do imobzi na imobiliária.
    Minha idéia é modificar as posições das mesas dos corretores (estão nessa mesma posição há 5 anos) junto da instalação do novo software (imobzi). Você sugere que seja feita uma coisa de cada vez? ou fazer tudo junto inclusive modificando a pintura da sala e modificando os monitores para lcd!
    Sucesso pra todos,

    Lorenzo Milanez

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