Não há dúvidas de que o número de sites vem crescendo desenfreadamente nos últimos anos e milhares de empresas estão lucrando com a prestação de serviços pela internet e com o e-commerce. A consciência da necessidade de oferecer canais de comunicação com o cliente pelo site é imprescindível para se ter sucesso no empreendimento.
O Atendimento Online garante qualidade, facilidade e agilidade no atendimento aos clientes, parceiros e fornecedores. O relacionamento com a empresa passa a ser feito em tempo real, permitindo um acompanhamento de toda a negociação e pós-venda. Com o uso da ferramenta os negócios passam a ser fechados de uma forma mais clara e objetiva, aumentando a sensação de segurança na compra e a satisfação do cliente.
O sistema de chat pode ser um ponto central de contato para receber solicitações e reclamações de seus clientes, esclarecer dúvidas na hora de fechar negócio, resolver problemas rapidamente com seu cliente, manter contatos comerciais e outras tantas aplicações.
É importante destacar a possibilidade de transferência de atendimento entre operadores para que o departamento responsável receba as solicitações que são de sua alçada e dê andamento ao processo. As mensagens podem ser previamente gravadas para facilitar o contato e evitar desperdício de tempo ao digitar as mesmas frases cada vez que um novo cliente entra em contato. O histórico armazena o diálogo e permite consultas inclusive de chat anônimo, cujo cliente não se identificou.
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Principais recursos
Velocidade: A comunicação é feita via RTMP (Real Time Message Protocol) sem a necessidade do chamado "refresh" de página para verificar se há novas mensagens. Seu funcionamento é bem mais rápido e eficaz do que os chats tradicionais.
Segurança: O sistema de Atendimento Online foi desenvolvido de forma a aumentar o nível de segurança durante o diálogo reduzindo a possibilidade de infecção por vírus, worms e outros.
Possuímos vários procedimentos de segurança física e eletrônica para proteger os dados contra perda e acesso não autorizado. Além disso, o tráfego de mensagens é feito através de sockets.
Confiança: Seu cliente ficará mais seguro em saber que tem uma equipe treinada e pronta para atendê-lo, transmitindo confiança e seriedade através de seu site.
A BraZip Tecnologia está no mercado há 10 anos oferecendo produtos e serviços de alta qualidade com confiabilidade e seriedade.
Atendimento Personalizado: Todo o histórico das conversações anteriores é armazenado de forma a permitir buscas na base de dados pelos atendimentos efetuados, tanto no chat quanto no Help Desk, para determinado usuário, tornando o contato com sua empresa cada vez mais rápido e pessoal. Com esse histórico fica mais fácil conhecer as necessidades e expectativas do seu cliente.
Ferramenta apropriada para comunicação: A utilização de um software apropriado para comunicação com os clientes ao invés de comunicadores populares demonstra seriedade e profissionalismo empresarial, além de evitar conversas que não são condizentes com a atividade principal da empresa. Muitas empresas utilizam hoje em dia o MSN para esta comunicação, o que acaba levando à perda de produtividade através do contato dos funcionários com amigos e parentes. O Módulo de chat tem a mesmas funcionalidades do MSN, porém atua como uma rede privada da sua empresa, tornando esta comunicação mais profissional.
Aumento da produtividade: Um operador pode atender a vários clientes ao mesmo tempo e ainda interagir com os demais operadores. O sistema permite configurar para que cada operador tenha um número máximo de atendimentos simultâneos de forma a não perder a qualidade no atendimento.
Aumento das Vendas: Com o Atendimento Online sua empresa aumenta as vendas e a satisfação dos clientes esclarecendo dúvidas, solucionando problemas, divulgando promoções, produtos e serviços complementares.
Botão Online Offline: Botão sinalizador colocado em seu site para avisar os visitantes se o sistema de atendimento está ativo (online) com operadores disponíveis para atendimento. Caso o atendimento da sua empresa não seja 24 horas, fora do horário de expediente o botão vai sinalizar offline e seu cliente poderá deixar uma mensagem que será enviada para seu email.
Filtros de Pesquisa: Os filtros de pesquisas permitem buscas no histórico dos atendimentos efetuados. Estas pesquisas podem ser escolhidas de acordo com a necessidade do operador.
Direcionamento de Atendimentos: O próprio cliente poderá selecionar o departamento com o qual deseja entrar em contato, com isso sua empresa oferecerá um atendimento mais rápido, pois as dúvidas serão encaminhadas diretamente para o setor responsável. Também permite a transferência de atendimentos entre operadores.
Janela de Atendimento Personalizada: A janela de atendimento pode ser personalizada com o padrão adotado por sua organização como logotipo e cores, por exemplo. Durante o atendimento sua marca ficará visível e gravada na memória de seu cliente pela excelência dos serviços prestados.
Mensagens rápidas pré-gravadas: É possível programar respostas automáticas (saudação, respostas, despedidas etc) de forma a tornar seu atendimento padronizado e ordenado. Como os clientes geralmente fazem perguntas semelhantes, as mensagens são enviadas mais rapidamente do que se fossem digitadas, evitando assim erros e o uso de abreviaturas.
Aviso sonoro e visual: Sempre que há alguma solicitação de atendimento, o sistema emite alertas sonoros e visuais para chamar a atenção tanto do operador quanto do cliente para iniciar as devidas interações.
Relatórios: O Atendimento Online emite relatórios diversos que facilitam o controle dos atendimentos por operador, departamento, data, cliente entre outros. Sua empresa acompanha de perto a performance de cada atendente, fazendo novas contratações, remanejamento de pessoal e ampliação dos departamentos, caso seja necessário.
Fila de Espera: Este recurso facilita e ordena as solicitações de atendimento feitas em seu site. Se o operador estiver fazendo atendimentos simultâneos e o número de clientes aguardando for superior ao de sua capacidade, o Atendimento Online ordenará automaticamente uma fila de espera e encaminhará os clientes para o operador de acordo com o término dos atendimentos anteriores.
A gestão de documentos e informações é de extrema importância. Então, procure pensar: Quanto custa uma informação importante que não é encontrada?
Quem trabalha com documentos e emails certamente já passou pela desagradável situação de procurar e não encontrar aquela informação valiosa, no momento em que mais precisa dela.
Muitas empresas não possuem planejamento e organização, deixando os seus documentos com conteúdo desatualizado. É uma situação delicada para empresas com grande número de funcionários, especialmente se estiverem espalhados em diferentes regiões do Brasil.
A Gestão do Conhecimento é um canal de compartilhamento, disseminação e distribuição de informações corporativas entre os membros de sua equipe. Funciona como um centralizador de informações sob forma de árvore de conhecimento, onde são incluídos textos, documentos, imagens, padronizações, FAQs, etc. Através da colaboração de vários funcionários, a empresa consegue nivelar o conhecimento e elevar o capital intelectual da organização. Excelente ferramenta para empresas envolvidas com reconhecimento ISO ou em processo de certificação. Com ela, todas as informações importantes são disponibilizadas com flexibilidade, de acordo com padrões internos da empresa.
Com uma maior flexibilidade de gerenciamento e uma rápida transferência de dados é possível que um alto volume de conteúdo seja atualizado.
Vale acrescentar que, com a agilidade da ferramenta, é possível diminuir sensivelmente o desencontro de informações por meio da disponibilização imediata de conteúdo.
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Principais recursos
Criação de uma base de conhecimento compartilhada por toda a organização.
Facilidade de inclusão de conteúdos, classificação das informações e principalmente, localização dos dados contextualizados.
Facilidade de gerenciamento de conteúdo devido à estrutura simples e padronizada de arquivamento.
Aumento da velocidade de acesso às informações.
Redução de erros e problemas causados por arquivos desatualizados.
Dados registrados, organizados, centralizados e armazenados com segurança.
Diminuição do tempo de resposta para clientes, parceiros, fornecedores e demais colaboradores.
Disseminação da padronização de processos e procedimentos adotados pela empresa.
Organização de datas e horários de visitas a clientes, compromissos, reuniões, palestras, congressos, eventos....
Divulgação de cursos, palestras e treinamentos para colaboradores.
Facilidade na troca de conhecimento entre todos.
O Help Desk tem como objetivo organizar a troca de mensagens entre a empresa e os clientes, parceiros e fornecedores. É uma ferramenta de comunicação que funciona 24 horas, 7 dias da semana. Mesmo que não haja um funcionário online o tempo todo para responder às mensagens, o cliente pode criar o ticket a qualquer momento.
A sua empresa consegue melhorar o contato com o cliente pois há mais controle e precisão na comunicação, pois o Help Desk mostra o dia e a hora exatos em que o cliente leu a mensagem enviada. Se fosse uma mensagem enviada por email, não haveria essa mesma precisão. Sem contar problemas com provedores de email, vírus, anti-spam dentre outros que impedem que a mensagem seja recebida. A redução de custos com ligações telefônicas é bem significativa, uma vez que elas são feitas apenas em último caso (se o cliente não ler a mensagem que foi enviada).
É muito comum os clientes perderem informações e fazerem solicitações repetidas por falta de um controle pessoal. O Help Desk permite que o próprio cliente acesse o sistema e visualize todas as informações trocadas com a empresa, sem ter que ficar reenviando solicitações. Como todas as interações feitas com a sua empresa sempre ficam disponíveis, ele observará que nessas interações já existe a resposta de sua dúvida. Portanto, ele ficará satisfeito pela rapidez na obtenção da solução de seu problema. Assim sua empresa poupará tempo e aumentará a produtividade, pois o seu funcionário não precisará responder a mesma pergunta, ficando livre para desempenhar outras tarefas.
Outro fator fundamental é que com o Help Desk a empresa organiza os atendimentos através de um histórico que guarda automaticamente os atendimentos feitos a todos os clientes, de todos os assuntos e em qualquer época.
O Help Desk pode ser acessado de qualquer computador com conexão à Internet, sem a necessidade de instalação de aplicativos. Ele permite o acesso às mensagens e controle todo o atendimento em qualquer lugar, a qualquer hora. Não precisa estar necessariamente dentro da empresa. Isso nos remete ao home office, que é uma opção atrativa para as empresas já que representa considerável redução de custos (economia com empregados e encargos sociais), melhoria da qualidade (pela redução de custos e de tempo), otimização de atividades no mesmo ponto, atendimento 24 horas, entre outros.
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Principais recursos
Relatórios e Estatísticas: Relatórios e estatísticas mostram a produtividade de sua empresa por operadores, categorias ou departamentos. A análise pode ser feita por período para verificar sazonalidade das vendas ou até mesmo para avaliar o desempenho dos funcionários e dimensionar a necessidade de recursos humanos. Através do levantamento de dados é possível a identificação de problemas e a freqüência com que ocorrem, incluindo tempo de inoperância dos operadores ou do sistema. Com isso, as informações estatísticas de sua empresa podem ser mensuradas e estudadas para tomada de ações preventivas e corretivas em todas as áreas.
Segurança: As interações feitas com sua empresa são gravadas e podem ser acessados a qualquer momento para consulta e confirmação de informações importantes.
A solução fica hospedada em um Data Center nos EUA para maior segurança do banco de dados, no caso da assinatura mensal. Além disso, a BraZip Tecnologia utiliza vários procedimentos de segurança física e eletrônica para proteger as informações contra perda e acesso não autorizado.
Padronização: A padronização das respostas facilita o controle de qualidade do atendimento e facilita o treinamento de novos operadores. Há um aumento da eficiência resultante da redução de variedade de textos para o mesmo assunto. Até modificações podem ser feitas de maneira rápida e precisa devido à racionalização dos padrões adotados no Help Desk.
Organização: Cada ticket possui um número único de identificação para que qualquer operador possa dar continuidade ao atendimento de imediato, pois terá acesso a todo o histórico do ticket e do cliente. Além disso, como os tickets ficam armazenados e ordenados, é possível efetuar buscas por palavras-chave, transferir atendimentos para outros operadores, para outros departamentos e adicionar a solução na base de conhecimentos (Gestão do Conhecimento).
Base de Conhecimentos: Este recurso funciona como uma biblioteca de solução de problemas para agilizar o fechamento de tickets, possibilitar o compartilhamento das soluções para os demais operadores e padronizar as respostas de sua empresa. O mySuite disponibiliza essa ferramenta em um outro módulo, o Gestão do Conhecimento, que funciona integrado com o Help Desk e com os demais módulos.
Custos: A redução de custos é uma das principais vantagens desta ferramenta:
- Sua empresa e seus clientes pouparão tempo e dinheiro com a redução de ligações telefônicas;
- Eliminação do custo de manutenção uma vez que nossa empresa oferece suporte técnico gratuito (via Help Desk);
- Preços reduzidos;
- O Help Desk foi concebido para atender a qualquer porte de empresa, por isso as suas condições de pagamento são acessíveis até para as micro e pequenas empresas.
- A relação custo-benefício da solução é excelente.
HelpDesk x Uso de e-mails
Confirmação exata de recebimento: Tenha a certeza de que a informação passada ao cliente chegará ao seu destino com sucesso. Vários são os problemas que podem impedir que um email seja enviado ou recebido, como problemas em seu provedor de emails, problemas no provedor de seu cliente, filtros equivocados de anti-spam e outros. O Help Desk mostra com precisão o dia e a hora em que seu cliente leu a resposta de um ticket. Com o uso de emails sua empresa perde a referência de um acompanhamento eficiente nas interações com seus clientes.
SPAM Zero: Não receba mais SPAMS em sua empresa. As mensagens indesejadas levam a um gasto anual de cerca de US$ 10 bilhões para empresas dos Estados Unidos, segundo o instituto de pesquisa Ferris Research. Desse total, 44% é consumido pela infra-estrutura de TI na tentativa de filtrar e apagar os spams, 39% vem da perda de produtividade dos funcionários e 17% se deve ao aumento do uso do suporte técnico para solução de problemas originados pelos emails.
Segurança: Elimine com eficácia a vulnerabilidade de sua empresa aos ataques de vírus, worms e outras pragas que circulam com freqüência entre os emails. Mesmo utilizando antivírus e firewall, o email sempre será a porta de entrada para prejuízos, especialmente financeiros, causados por vírus.
Histórico: Como controlar todas as interações feitas com seu cliente através de email? Como armazenar essas informações?
Com o Help Desk todas os contatos feitos são armazenados em um histórico possibilitando o acesso a todos os atendimentos antigos de um determinado cliente com apenas alguns cliques.
Toda a informação enviada (perguntas, respostas, registros, solicitações de suporte...) fica armazenada para futuras consultas. A qualquer momento o próprio usuário pode rever todas as interações que fez anteriormente.
Vantagens para seus clientes
Velocidade: O Help Desk foi desenvolvido para operar com a rapidez e velocidade de que a sua empresa necessita. Os tickets são encaminhados diretamente para os setores responsáveis, sem intermediários, diminuindo assim o tempo de resposta para o seu cliente.
Segurança: Seu cliente poderá abrir um ticket no Help Desk mediante uma identificação automática feita com um login e uma senha única de acesso. Isso evita que terceiros tenham acesso às informações trocadas com a sua empresa.
Interface: Atrativo pela facilidade de uso e interface agradável reduzindo bastante a possibilidade de resistência dos clientes.
Satisfação: A organização, o profissionalismo, a padronização e a qualidade no atendimento irão satisfazer e encantar os seus clientes. A qualquer momento o usuário tem o conforto de acompanhar a resolução de seus tickets pela web e poder receber mensagens de email que confirmam a atuação da empresa.
Qualidade BraZip Tecnologia: A BraZip Tecnologia está no mercado há 10 anos oferecendo produtos e serviços de alta qualidade.
Possuímos uma equipe treinada e pronta para atendê-lo, transmitindo confiança e seriedade até no pós-venda.
O Comunicador Interno é um chat de mensagens instantâneas que permite que um funcionário se comunique com outro em tempo real pela Internet.
A comunicação entre os membros de uma equipe de trabalho é um instrumento fundamental de gestão, criando redes e informação de forma transparente e direta, promovendo ainda mais resultados. É preciso avaliar se os meios comunicação utilizados na empresa atualmente são eficientes e se estão contribuindo para transmitir os objetivos de negócios aos colaboradores. Com o Comunicador Interno, os colaboradores aumentam o contato profissional uns com os outros em tempo real, sem necessidade de deslocamento. É possível conversar com os funcionários internos, matriz e filiais; funcionários que estejam em viagem para o exterior ou entre empresa e fornecedores. Além disso ele também gera um histórico auditável e permanente da conversação entre os colaboradores.
Comunicadores populares como MSN, ICQ, Google Talk não são ferramentas profissionais de contato e ainda aumentam a perda de produtividade dos usuários, fruto de conversas não condizentes com o ambiente empresarial.
O Home Office também tem sido uma opção atrativa, principalmente para micro e pequenas empresas, já que representa considerável redução de custos. Sua expansão vem mudando o contexto empresarial e o perfil do emprego, a partir da terceirização de serviços gerada pelos novos modelos empresariais decorrentes da globalização da economia. O Comunicador Interno é a ferramenta perfeita para empresários e empreendedores que utilizam o home office, pois permite que os funcionários dessas empresas mantenham um contato constante, mesmo à distância, sem precisar ter altos custos com ligações telefônicas.
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Principais recursos
Melhoria na comunicação Interna: A comunicação da sua empresa não se restringe ao chat para clientes externos. Os próprios colaboradores podem manter contato uns com os outros em tempo real, sem necessidade de deslocamento. É possível conversar com os funcionários internos, com aqueles que estão em viagem ou entre filiais e fornecedores.
Ferramenta apropriada para comunicação: A utilização de um software apropriado para comunicação interna ao invés de comunicadores públicos evita conversas que não são condizentes com a atividade principal da empresa. Muitas empresas utilizam hoje em dia o MSN para esta comunicação, o que acaba levando à perda de produtividade através do contato dos funcionários com amigos e parentes. O Módulo de chat tem a mesmas funcionalidades do MSN, porém atua como uma rede privada da sua empresa.
Segurança: O Comunicador Interno reduz a possibilidade de infecção por vírus, worms e outros pois funciona como um comunicador privado de sua empresa, sem ataques externos.
Contato contínuo: O contato entre os colaboradores é contínuo. Mesmo aqueles que estão no fornecedor, em algum cliente, ou até mesmo cuidando dos negócios no exterior podem acessar o Comunicador Interno da sua empresa e resolver assuntos corporativos à distância.
Sala de Reunião: Crie salas de reuniões e converse com várias pessoas da empresa ao mesmo tempo, pelo tempo que precisar, em qualquer parte do planeta e mantendo histórico de tudo que for conversado.
Delegar é preciso, mas só dá certo quando a tarefa certa vai para a pessoa certa. A essência da delegação na prática está longe de incorporar a transferência das condições para tal. É muito provável que você nunca tenha parado para pensar sobre os prejuízos reais das empresas associados a falhas de delegação, ou seja, erros de escolha e de engajamento dos talentos para os desafios.
Erros de delegação são, antes de tudo, falhas na gestão dos recursos. Logo, evitá-los deveria ser uma preocupação gerencial de maior atenção. O que determina a importância do que é delegado não é a quantidade ou complexidade do que é delegado, mas sim o valor corporativo daquilo que é delegado.
O prazo para execução é outro fator que deve ser acompanhado de perto para que a atividade seja executada de forma correta e no tempo previsto.
O Gerenciador de Tarefas auxilia gerentes nessa delegação, acompanhamento, controle e execução de tarefas. Além dos gerentes, os próprios colaboradores poderão delegar atividades para outros colegas ou até mesmo para eles próprios, funcionando como um lembrete de compromissos diversos.
A delegação das tarefas (controle de pendências) poderá ser acompanhada em qualquer lugar, a qualquer hora. Dispensa a necessidade de estar fisicamente na empresa para checar tarefas.
As tarefas do dia-a-dia ficam organizadas de forma simplificada e cada colaborador programa níveis de prioridade, prazos para conclusão e datas específicas para realização de determinadas tarefas.
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Principais recursos
Agendamento de compromissos diversos: reuniões, eventos, congressos, palestras, visitas a clientes e fornecedores, entre outros, que podem ser programados para despertar.
Organização simplificada das tarefas do dia a dia.
Cadastro de tarefas, prazos para execução, geração de relatórios.
Níveis de prioridade para execução de determinadas atividades.
Controle de pendências com acompanhamento de tarefas delegadas. Ideal para supervisores.
Este módulo visa suprir a demanda de comunicação interna entre os departamentos, setores e colaboradores da empresa.
Pode ser utilizado tanto para suporte interno de TI quanto para o trâmite de outras informações que necessitem de registro, acompanhamento e controle.
Com esta ferramenta, toda pendência interna poderá ser acompanhada de perto, facilitando o controle, gerenciamento e rastreamento das necessidades.
Principais recursos
Organização da demanda interna de comunicação com gerenciamento, controle e rastreamento da comunicação.
Histórico de todos os contatos feitos entre todos os colaboradores da empresa.
Acompanhamento do andamento das solicitações através de avisos e alertas.
Segurança no acesso as mensagens.
Relatórios e estatísticas das solicitações.
Nosso módulo Fórum foi criado para atender solicitações de muitos clientes. Estes clientes desejavam um local onde uma tarefa ou projeto poderiam ser discutidos entre um grupo selecionado de colaboradores sem a necessidade de marcar reuniões ou mesmo deslocar os trabalhadores como parte da atividade.
Este módulo possui espaço para os membros interagirem por meio de uma série de envios e respostas que permitem anexar um ou mais arquivos. Usuários autorizados podem criar ou editar topicos com o fórum e selecionar o usuário que será permitido fazer parte do tópico.
Muitos fóruns exigem que o membro visite e cheque as novas postagens de forma regular, no entanto nosso fórum de discussão imediatamente notifica todos os indivíduos envolvidos no tópico quando há uma atualização.
Além de todas estas vantagens, a estrutura modular do nosso software oferece a sua empresa a liberdade de escolher, e pagar somente o necessário. Todos os nossos módulos são baseados na web e de simples atualização e manutenção. Outros módulos do mySuite podem ser adicionados ou removidos em qualquer tempo para atender suas necessidades.
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Principais recursos
As mensagens são arquivadas e centralizadas em banco de dados integrado.
Os usuários são notificados instantaneamente após as atualizações nos tópicos de interesse.
Múltiplos arquivos podem ser anexados nos tópicos.
Palavras chave podem ser adicionadas nos tópicos para facilitar as pesquisas.
O tempo entre as mensagens permite reflexão sobre o tópico.
Novos usuários têm tempo adicional para ler e compor suas respostas.
Todos os usuários que fazem parte de um tópico podem dar sua opinião.
A interação aumenta o aprendizado e constrói relacionamentos.
As respostas das questões podem ser visualizadas e discutidas por todos.
A discussão por fórum é menos formal e potencialmente mais rica do que face a face.
Os procedimentos são mais transparentes para todos.
A interface é baseada em web e acessível de qualquer computador com conexão na internet.
Não há necessidade de reorganizar sua infra-estrutura.
Os dados são armazenados em um data center de alta segurança.
Você não precisa se preocupar com falhas de segurança, worms e outros vírus.Agendamento de compromissos diversos: reuniões, eventos, congressos, palestras, visitas a clientes e fornecedores, entre outros, que podem ser programados para despertar.
Lançamento da venda da versão completa em nosso blog. Acesse:
Cansado de "papelzinho" colocado no monitor, sobre a mesa ou de perder recados? Utilize a troca de recados via mySuite, com ele você envia recados para qualquer usuário, ou para um determinado departamento de sua empresa. Importante dizer que como o mySuite é totalmente online, você poderá visualizar o seus recados de qualquer lugar.
Elimine completamente recados em papel, e envie/visualize recados de qualquer lugar, é possível inclusive um usuário visualizar o recado do outro (como ele faria indo até a mesa do colega), mas é possível também, enviar uma mensagem privada, de forma que somente o destinatário irá visualizá-la.
Por último, os recados podem ser arquivados, o que permite a consulta posterior em caso de auditoria.
Imagens da tela de recados
Visão geral do mySuite
Relatórios de atendimento
Com valores a partir de R$ 20,00, o mySuite é bem acessível, mas como os valores sofre variações de acordo com a quantidade de usuários, pedimos que coloque abaixo os seus dados, para que possamos fazer um orçamento, e lhe enviar uma proposta.
Você não precisa ser cliente de outros produtos da Quickfast para adquirir o mySuite, a Quickfast cuidará de tudo para você, desde a criação do botão de atendimento, até a instalação no seu site.
Já em relação ao suporte, a Quickfast possui um suporte completo para implantar o seu mySuite.
Temos uma boa documentação do mySuite e um departamento específico de suporte, técnicamente
preparado para lhe auxiliar na implantação.