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Contas a Pagar

A tela de lançamentos do Contas a Pagar irá permitir, inserir manualmente uma conta a pagar. Esta tela servirá para cadastrar, por exemplo, conta de luz, água, despesas com materiais de escritório, tarifas bancária, CPMF's ou qualquer outra despesa (conta a pagar).

Você poderá visualizar nesta tela, os repasses para os proprietários e fazer alguns acertos manualmente se necessário, descontar ou não a CPMF e etc. Importante dizer, que ao quitar um aluguel, o repasse estará liberado para pagamento, sendo identificado com a cor azul na grade.

Para fazer a baixa de uma conta a pagar, será necessário, ter uma conta corrente (menu “Financeiro > Contas Correntes”), previamente cadastrada.

Para cadastrar uma nova conta a pagar, clique no botão novo e logo após, localize o fornecedor, pelo botão de pesquisa ou setas de direção acima do campo “Nome ou Razão Social”, digite o documento, a data de emissão, competência, valor do documento, escolha o departamento, escolha o Plano de contas, escolha o parcelamento e finalize clicando em gravar.

Atenção: Qualquer alteração nesta tela, deverá ser gravada e o status só será atualizado, ao clicar no botão “Gravar”.

Principais campos

• Documento: refere-se ao número ou nome da conta a pagar. Digite neste campo, o número ou nome da nota fiscal, recibo e etc. Exemplificando: para cadastro de uma conta de luz para o ano inteiro, digite 'Energia Elétrica-2005' ou 'Energia Elétrica-01/2005' para somente um mês.
• Data emissão: refere-se a data de emissão do documento, podendo ser a data de emissão de uma nota fiscal, recibo
  e etc. Usa-se também, a data do dia, em que se cadastra a conta, estando a critério da empresa.
• Competência: refere-se ao mês de competência de um documento. Exemplificando: conta de energia elétrica com vencimento em 10/01/2005, terá geralmente como competência o mês 12/2004.
• Valor do documento: refere-se ao valor total do documento. Exemplificando: financiamento de um automóvel em 12 parcelas de R$ 1.000,00. Neste caso o valor total do documento será R$ 12.000,00.
• Departamento: refere-se ao departamento, que está gerando a despesa. Exemplificando: compra de um computador para os corretores. Neste caso, o departamento pode ser 'Vendas & Locações' ou o nome usado internamente, que identifica o departamento. É de extrema importância, o correto preenchimento deste campo, pois ele permitirá, agrupar as despesas e a visualização de relatórios personalizados.
  É possível escolher e cadastrar o departamento clicando no botão ao lado do campo.
• Plano de contas: refere-se a Plano de contas da despesa que está sendo lançada, pode-se ainda seguir a recomendação do seu contador. Exemplificando: compra de material de limpeza do fornecedor fulano de tal. Neste caso classifique como 'Despesas com material de limpeza'.
  É de extrema importância, o correto preenchimento deste campo, pois ele permitirá, agrupar as contas contábeis e a visualização de relatórios personalizados.
  É possível escolher e cadastrar o Plano de contas clicando no botão ao lado do campo.
• Parcelamento: refere-se ao número de parcelas que a despesa terá.
  É possível escolher e cadastrar um parcelamento clicando no botão ao lado do campo.
• A caixa de seleção “Não mostrar no fluxo de caixa” quando selecionada, refere-se a não incluir, a conta a pagar, no fluxo de caixa a realizar. Importante lembrar, que raríssimas vezes, isso irá acontecer, ficando a critério a inclusão ou não no fluxo de caixa a realizar. A caixa de seleção “Enviado para cobrança” e “Enviado ao cartório” é meramente informativas.

Grade

A grade possibilita, visualizar todos os parcelamentos / repasses. Aqui acontecerá a quitação das parcelas / repasses.

• Parcela: refere-se ao número da parcela / repasse. Não é possível alterar este campo.
• Vencimento: refere-se ao vencimento da parcela / repasse. É possível alterar este campo, para a conta a pagar que não seja repasse.
• Valor: refere-se ao valor da parcela / repasse. É possível alterar este campo, para a conta a pagar que não seja repasse. Para os repasses, utilize o campo diferença para somar ou subtrair uma parcela.
• Pagto: refere-se a data em que ocorreu a saída do dinheiro da conta, que poderá ser a do pagamento, mas não obrigatoriamente. Exemplificando: pagamento de comissão, para o corretor Fulano de Tal de R$ 500,00, com cheque para o dia 01/01/2005, como é feriado este dia, o corretor desconta o cheque no dia 02/01/2005, ou seja, o débito do cheque na conta corrente, será no dia 02/01/2005, portanto, esta será a data que irá no campo “Pagto”, a data efetiva do débito.
• Documento: refere-se ao número ou nome do documento que efetuou o pagamento. Exemplificando: pagamento de comissão, para o corretor Fulano de Tal de R$ 500,00, com cheque. Neste caso o documento geralmente será a 'série e o número do cheque'; para uma transferência, poderia ser 'transf.internet'; para um débito de tarifa bancária pode ser 'deb.c/c' e etc.
• Operação: refere-se ao tipo de operação, sendo dois tipos possíveis: Dinheiro ou Cheque.
  Para cheque utilize como operação cheque e para o demais casos como DOC's, Transferências, TED's, Débito em C/C e Etc. utilize a opção dinheiro.
• Conta Corrente: refere-se a conta corrente, que ocorreu o débito. Para selecionar uma conta, a mesma deverá estar, previamente cadastrada em menu “Financeiro -> Contas Correntes”.
• OK: refere-se ao status da conta, sendo que selecionado significa quitado. Após quitar uma parcela / repasse (clicando no botão gravar) não será possível a sua alteração, exceto se fizer o estorno.
• Diferença: refere-se, as eventuais e possíveis diferenças, entre o valor da parcela / repasse e o valor efetivamente pago. Exemplificando: pagamento de comissão, para o corretor Fulano de Tal de R$ 500,00 - R$ 50,00 de desconto,
  ao baixar na conta corrente a conta a pagar, o sistema irá baixar R$ 450,00. O desconto de R$ 50,00, deverá ser lançado aqui, como um valor negativo, colocando '-' na frente do valor. Caso fosse para acrescentar, seria somente digitar o valor.
  Atenção: Utilize este campo para lançar juros/multa de uma conta atrasada e diferenças eventuais. Para outros tipos de conta a pagar, procure abrir cadastrar uma nova conta a pagar.
• Descrição Diferença: é livre e refere-se ao motivo da diferença (a que se refere).
• Multa, Juros, Atualização Monetária: refere-se ao pagamento do aluguel com atraso.

Abas

A tela do “contas a pagar” ganhou três novas abas (localizadas abaixo da grade), onde você poderá visualizar as parcelas, visualizar os lançamentos e inserir as despesas cadastradas na tela “EVENTOS DE LOCAÇÃO”

• 1ª aba (Parcelas): Nesta aba você visualizará as parcelas deste contrato e fazer alguns acertos manualmente se necessário.
• 2ª aba (Lançamentos): Nesta aba serão armezenados todos os lançamentos feitos para este contrato, ou seja, a despesa que for lançada para esta parcela, você visualizará nesta aba, possibilitando uma visualização flexível e organizada.
• 3ª aba: Nesta aba você irá inserir as despesas para esta parcela, clicando nesta aba abrirá a tela “adicionar evento”,
  lá estarão os eventos cadastrados (padrões), escolha o evento coloque o valor, vencimento, escolha para qual parcela deseja que seja cobrada a despesa e clique em inserir. Agora não é mais necessário lançar as despesas na grade e nem replicar lançamentos como na versão anterior, você lançará tudo que for de um contrato somente em uma determinada tela.

Principais botões

• Expandir: exibe alguns dados referente ao contrato de locação ou venda.
  No painel expandido, ao clicar com o botão esquerdo do mouse sobre o número do contrato, o sistema irá abrir a tela de contratos de locação ou venda.
• Descontar CPMF: refere-se a descontar o valor, da CPMF no repasse. Selecione a parcela e clique no botão “Descontar CPMF”.

Menu da grade

Ao clicar com botão direito do mouse em cima da grade, irá aparecer um menu popup, com as seguintes opções:

• Imprimir Repasse: que se refere, a um atalho rápido, para impressão do demonstrativo de repasse, para o proprietário.
• Imprimir Cheque: que se refere, a um atalho rápido, para impressão de cheques.
• Replicar Lançamento: Permite replicar o valor de um campo para várias parcelas.
• Ordenar Pagamentos: que se refere, a ordenar pelo número da parcela, as parcelas que estão na grade. Observe que o sistema ordena por vencimento.
• Estornar Pagamento: que se refere, a estornar um pagamento quitado. O estorno de uma conta a pagar, estornará inclusive, o valor baixado em conta corrente, bem como atualizará o saldo.

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