A implantação de um software de gestão, é uma missão desafiadora. Neste post não quero entrar em muitos detalhes técnicos, mas apenas lembrar alguns desafios que surgem.
São quatro os fatores fundamentais ao implantar um software: tempo, recursos materiais e humanos e necessidade de mudanças nos processos internos.
A pergunta é: Como implantar um software de maneira rápida e eficaz? Lembrando é claro, quanto mais rápido se implantar o software, mais rápido a empresa começará a gozar dos benefícios trazido por ele, principalmente o tempo que era gasto com tarefas que agora estão automatizadas.
Dependendo do tamanho do negócio é muito importante contratar até mesmo uma consultoria e investir em torno de 30% dos recursos em treinamento, sem falar que existem inúmeros livros a respeito do assunto. Em suma implantar um software não é o mesmo que instalar um joguinho de corrida no computador :-).
Na nossa ajuda, no tópico sobre implantação, colocamos uma comparação com a construção civil:
“Ao se construir uma casa, deve se ter o cuidado de planejar toda a construção, garantindo assim o término da obra com o resultado esperado inicialmente. Para que isso aconteça, há de se planejar e acompanhar toda a obra, pois caso contrário, a obra poderá não terminar, poderá haver desvios ou desperdícios de recursos humanos e financeiro, atraso no término da obra. Assim acontece na implantação de um sistema, deve haver planejamento, cronograma e pessoas responsáveis pelo gerenciamento da implantação. O acompanhamento também se torna indispensável, pois irá garantir o cumprimento total do cronograma de implantação”.
Sete pontos práticos a se observar na implantação de software de gestão:
1 – Para que uma implantação tenha pleno sucesso, recomenda-se seguir alguns passos:
2 – O envolvimento total, irrestrito e a participação da alta gerência da empresa, nas decisões.
3 – Pessoas responsáveis que participem da implantação, que tenham poder de decisão, saibam liderar, trabalhar em equipe com muita paciência e que conheça profundamente ou que tenha uma visão geral da empresa.
4 – Gerenciamento de mudanças ao longo do processo da implantação do sistema, isso envolve inclusive pessoas que irão temer as mudanças por vários motivos: receio de não poder acompanhá-las, “perder” o emprego e achar que o jeito certo de fazer as coisas, é da forma atual.
5 – Trabalhar paralelamente ou seja a empresa não para enquanto se implanta um sistema. Lembrando que não se implanta um sistema, fechando a empresa em um fim de semana ou um feriado prolongado.
6 – Treinamento inicial abrangendo toda a empresa ou no mínimo uma pessoa de cada departamento.
7 – Pessoas que possam se dedicar em tempo integral ou meio período na implantação do sistema, sem interrupções de telefonemas, atendimento a clientes e realizações de outras tarefas.
Poderíamos ir muito além, mas vamos ficar por aqui.
Abraços a todos e dúvidas sobre a implantação fale conosco.
Nilson
